Samarinda – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur (Kaltim) terus memajukan langkah digitalisasi arsip guna meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen dan menekan beban arsip fisik di instansi pemerintahan.
Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading, menekankan bahwa transformasi ke digitalisasi ini tidak hanya soal penyimpanan, tetapi juga mempermudah akses informasi secara lebih praktis dan terjaga.
Rasman menjelaskan bahwa pemusnahan arsip fisik yang tidak lagi relevan sangat perlu dilakukan, khususnya bagi dokumen-dokumen yang sudah melampaui usia simpan yang diatur oleh peraturan.
“Dokumen yang sudah tidak relevan sebaiknya dimusnahkan. Hal ini juga mengurangi beban penyimpanan pada masing-masing dinas,” ujarnya.
Ia menambahkan, arsip-arsip yang masih diperlukan akan disimpan dalam bentuk digital agar dapat diakses kapan saja, terutama jika terkait dengan potensi penggunaan untuk persoalan hukum atau administrasi mendatang.
“Arsip digital sangat berharga, terutama jika muncul keperluan tertentu di masa depan yang memerlukan bukti-bukti dokumentasi,” katanya.
Menurut Dispora Kaltim, dokumen fisik yang akan dimusnahkan sebagian besar berasal dari tahun 2005 hingga 2011. Meskipun format fisiknya sudah tak diperlukan lagi, data penting tetap terjaga dalam sistem digital, memastikan bahwa informasi historis tetap dapat diakses jika dibutuhkan.
Rasman juga menyebut bahwa pemusnahan arsip fisik ini tidak dilakukan sembarangan. “Setiap dokumen yang sudah lebih dari sepuluh tahun tanpa kegunaan administrasi dapat menjadi beban jika tidak dimusnahkan,” ungkapnya.
Contohnya adalah arsip dari tahun 2004, yang telah melewati usia simpan dan dapat dilepaskan untuk efisiensi ruang. Dengan transformasi digital yang semakin maju, Rasman optimis bahwa pengelolaan arsip akan jauh lebih efektif dan terstruktur.
“Digitalisasi membuat pengelolaan arsip lebih mudah dan tidak lagi membebani dengan tumpukan dokumen lama,” pungkasnya. (Adv/Dispora Kaltim)
